مشاوره و آموزش ایزو 9001

pink-line1- موضوع: مشاوره، آموزش و استقرار استاندارد ایزو 9001

توضیح: این استاندارد باعث می شود مدیریت یک سازمان نظیر یک کارخانه بزرگ، یک آزمایشگاه، یک بیمارستان و یا یک کارگاه کوچک تولیدی و یا خدماتی بر اساس یک نظام علمی و سیستماتیک رفتار نماید. استقرار کامل این استاندارد باعث می شود در یک سازمان حرکت به سمت رسمیت افزایش پیدا کند و مدیریت بتواند توسط وضع قوانین و مقررات داخلی نظارت مستقیم خود را بکاهد. این قوانین ممکن است در قالب فلوچارت ها، دستورالعمل ها، چک لیست های کنترلی، شرح وظایف شغلی، راهنماهای کاری و غیره باشند.

به طور کلی سازمان هایی سراغ این استاندارد می روند که خواسته های زیر را دارند:

- می خواهند سیستم خود را در موقعیت نظارتی بیشتر قرار دهند، ولی توان این کار را ندارند. به عبارتی خواهان افزایش حیطه کنترل بدون صرف انرژی بیش از حد هستند. این دسته از مدیران علاقه مند هستند که نظارت بیشتری بر افراد و قسمت های مختلف سازمان خود داشته باشند، بدون اینکه به طور مستقیم آنها را امر و نهی نمایند.

- سازمان هایی که می خواهند دامنه فعالیت خود را افزایش دهند. عموماً افزایش دامنه فعالیت چه از حیث گسترش تولید یک محصول و چه از حیث گسترش طیفی از محصولات متنوع، باعث ایجاد نوعی سردرگمی و کنترل در مدیریت می شود. گاهی مدیریت امور قبلی خود را کنار می گذارد و روی موضوعات جدید تمرکز می نماید، لذا این استاندارد باعث می شود که به تمامی عملکرد سازمان نگرشی موزون و هماهنگ و با هدف به وجود آید.

- سازمان هایی که می خواهند مشکلات خود را از طریق اصول علمی و سیستماتیک به صورت ریشه ای و با حداقل هزینه حل کنند. یکی از دغدغه های هر مدیر بروز مشکلات و ناهنجاری های تکراری در سازمان است. این مساله بسیاری از مدیران را کلافه نموده است. به عنوان مثال عبارت " بارها این موضوع را به شما تذکر داده ام " را از زبان بسیاری از مدیران شنیده ایم. لذا مدیران بسیار علاقه مند هستند تا جایی که امکان دارد مسائل را ریشه ای حل کنند و از بروز مجدد آنها جلوگیری نمایند. این مساله مهم در استاندارد ایزو 9001 کاملاً مطرح و مورد ارزیابی قرار می گیرد.

- سازمان هایی که می خواهند نیازهای واقعی مشتریانشان را به صورت حقیقی ثبت و در مسیر مرتفع نمودن آن گام بردارند. بسیاری از مشتریان در فرم های نظرسنجی و صندوق پیشنهادات نظر واقعی خود را بیان نمی کنند. ولی دانستن نیازهای واقعی حال و آینده مشتریان برای ارتقاء و بقای هر سازمان امری غیر قابل انکار می باشد. همه سازمان ها، حتی آنهایی که خود را برترین و بدون رقیب می پندارند، نسبت به این موضوع از خود عکس العمل نشان می دهند. هیچ سازمانی علاقه ندارد حتی یک مشتری ناراضی داشته باشد. چرا که عموماً نارضایتی به صورت خوشه ای بسط می بابد. حتی بعضی از سازمان ها تحلیل و بررسی میزان اثربخشی مدیران خود را با شاخص رضایت سنجی مشتریان محک می زنند. طرحریزی طریقه رضایت سنجی و انجام آن به عنوان یکی از الزامات این استاندارد می باشد.

- سازمان هایی که می خواهند کیفیت خدماتشان را از طریق بکارگیری سیستم ارتقاء دهند. این سوال که کیفیت خدمات چیست، سال ها، شاید حدود 60 سال مورد تامل و بازبینی مدیران کیفیت قرار دارد. در واقع کیفیت و خواسته های مدیران برای ارتقاء آن مفهومی بسیار گسترده است. هزینه های متناسب با ارتقاء کیفیت، مسئولیت های مرتبط با ارتقاء کیفیت و به طور کلی تحلیل های سنجش ارتقاء کیفیت در این مقال نمی گنجد. تنها به ذکر این موضوع بسنده می کنیم که خواسته های همه ذینفعان سازمان از کارکنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، تامین کنندگان گرفته تا اتحادیه ها و نهادهای دولتی، همه و همه در این استاندارد مورد تامل و طرحریزی قرار می گیرند.

- سازمان هایی که به فکر افزایش سطح رضایتمندی انواع ذینفعان خود به صورت سیستماتیک هستند و می خواهند سازمانی بهره ور داشته باشند. نباید فراموش کنیم که بهره وری می بایست تمامی ذینفعان را در نظر داشته باشد. ولی آیا استقرار این استاندارد تمامی این خواسته ها را محقق می نماید؟ !!! برای دریافت پاسخ خود، به مطالب زیر با صبر و حوصله توجه نمایید.

pink-line
2- هدف: توانمندسازی سازمان در خصوص پیاده سازی کامل و اثربخش تمامی الزاماتی که در استاندارد ایزو 9001 بیان شده است و متعاقب این فعالیت، سازمان بتواند در ممیزی که از سوی ممیزین شرکت های گواهی دهنده انجام می شود، انطباق عملکرد خود را با این الزامات اثبات نمایند و موفق به دریافت گواهینامه ایزو 9001 گردد.

pink-line
3- مسئولیت: در انجام این فعالیت دو نوع مسئولیت وجود دارد:

الف- مسئولیت طرحریزی:

طراحی مستندات مورد نیاز سازمان به منظور تحقق هدف فوق، در تعهد مشترک سازمان و مشاور می باشد. به این معنی که در مسیر استقرار، طی آموزش ها و ارائه الگوهای مستندات، سازمان می بایست این مستندات را با توجه به عملکرد خود بومی سازی نماید. تغییرات در مستندات می بایست توسط مشاور ارزیابی شده، به گونه ای که این تغییرات مغایرتی با الزامات بیان شده در این استاندارد نداشته باشند. پس از تایید و تصویب نهایی مستندات، آنها به کاربران مجاز در سازمان تحویل داده می شوند. در این قسمت کار طرحریزی به پایان رسیده و کار اجرا آغاز می شود. همانگونه که بیان شد، طرحریزی به صورت کامل در تعهد طرفین می باشد.

ب- اجرا:

سازمان می بایست فردی را به عنوان نماینده مدیریت کیفیت یا مدیر کیفیت به مشاور معرفی نمایند. این فرد می بایست یکی از افراد واجد صلاحیت در سازمان باشد. (در استاندارد جدید وجود این فرد الزام نیست)

برای انتخاب این فرد موارد ذیل را توصیه می نماییم:

- از طرف سایر کارکنان سازمان مقبول باشد.

- از نظر فنی و مدیریتی صلاحیت و شایستگی داشته باشد.

- مورد اعتماد مسئولین رده بالای سازمان باشد.

- علاقه مند به کارهای مدیریتی و رشد سیستماتیک سازمان باشد.

- اطمینان داشته باشید که مدتی طولانی مثلاً سه سال در سازمان خواهد ماند.

این فرد می بایست شرح وظایفی که در ذیل تشریح گشته است را داشته باشد:

- اطمینان از ایجاد، اجرا و برقراری همیشگی سیستم طرحریزی شده با استفاده از ممیزی هایی که سازمان انجام می دهد.

- گزارش دهی به مدیریت ارشد سازمان در خصوص عملکرد سیستم و نقایص آن

- اطمینان از اینکه تمامی افراد سازمان نسبت به خواسته های مشتریان اطلاع کافی دارند، با استفاده از نظر سنجی

- ارتباط با طرف های برون سازمانی که ممکن است سیستم سازمان را تحت تاثیر قرار دهد. نظیر حضور در ممیزی های سازمان های بالا دست و پیگیری عدم انطباق های گزارش شده توسط آنان و یا آیین نامه هایی که ممکن است سیستم مدیریت کیفیت را تحت تاثیر قرار دهند. مجری تمامی طرحریزی های انجام شده صرفاً کارکنان سازمان می باشند و بدیهی است که مشاور نمی تواند در این خصوص ابراز نظر نماید. ایجاد تعهد در اینکه کارکنان به مستندات احترام گذاشته و طبق روش های طرحریزی شده عمل نمایند در تعهد مدیریت ارشد سازمان می باشد. البته مشاور در ممیزی های خود و نیز در جریان ارتباطات با فرآیندهای مختلف سازمان نقطه نظرات و مشاهدات خود را منعکس می نماید.

pink-line4- تعاریف: در معرفی این خدمت هر جا صحبت از اصطلاحات زیر می گردد، می بایست طبق تشریح بیان شده، تفسیر گردد.

- عناصر استاندارد 9001: منظور از این عناصر آخرین ویرایش از مواردی است که سازمان بین المللی استاندارد تحت عنوان "الزامات استاندارد 9001" بیان نموده است. به عنوان مثال استاندارد 9001 پس از عبور از ویرایش های 1987 -  1994 - 2000 - 2008 اکنون به ویرایش 2015 رسیده است که این ویرایش مد نظر می باشد.

- چک لیست ممیزی: چک لیستی مشتمل بر سوالاتی است که یک سازمان می بایست به منظور اثبات انطباق عملکرد خود با این استاندارد، رعایت نماید. این چک لیست توسط ارگان های صادر کننده گواهینامه مورد استفاده قرار می گیرد.

توضیح: به منظور موفق شدن در ممیزی نهایی و همچنین به عنوان یک الزام استاندارد، همواره سازمان در برنامه های ممیزی داخلی قرار می گیرد. در واقع سازمان به صورت مکرر و برنامه ریزی شده و نظام مند توسط یک چک لیست ممیزی داخلی تحت ممیزی قرار می گیرد. این چک لیست توسط ممیزین داخلی سازمان ایجاد می گردد و همواره مورد بازنگری قرار می گیرد.

pink-line
5- شرح: برنامه ریزی اجرایی استقرار این استاندارد، پس از توافق رسمی بین سازمان متقاضی و شرکت مشاور، حداکثر ظرف 3 روز به اطلاع سازمان متقاضی خواهد رسید. تمامی مراحل کاری در این برنامه ریزی اجرایی تشریح گشته است.

در ذیل به عناوین مهم ترین قدم های استقرار می پردازیم:

- آموزش عمومی مراحل استقرار به تمامی شاغلین در سازمان از مسئولین و مدیران ارشد سازمان گرفته تا پایین ترین رده های سازمانی. این آموزش توام با ارزیابی بوده و برای افرادی که حداقل امتیاز را کسب نمایند گواهی معتبر از طرف شرکت صادر خواهد شد. برنامه ریزی زمانی با هماهنگی قبلی انجام می شود. این آموزش اولیه حدود 8 ساعت زمان نیاز دارد.

- تشکیل تیم طرحریزی مستندات (کمیته مدیریت کیفیت) و تعیین فرآیندهای سازمان و انطباق آن با الزامات این استاندارد.

- تعیین و تشریح مستندات مورد نیاز برای پاسخگویی به عملکرد هریک از فرآیندهای سازمان با در نظر گرفتن پوشش عناصر استاندارد 9001

- ارائه مستندات الگو برای هریک از موارد فوق - بررسی تغییرات اعمال شده توسط کمیته مدیریت کیفیت و تایید و تصویب نهایی مستندات

- تحویل مستندات به کاربران مجاز و آموزش اجرای صحیح هریک از آنها

- ایجاد شاخص ها و تقویم کنترلی - کنترل عملکرد پرسنلی و کشف عدم انطباق های طرحریزی و اجرا با راهبر این استاندارد و چک لیست موردنظر

- آموزش ممیزی داخلی و تربیت ممیزین داخلی سازمان در جلسات تئوری و عملی

- انجام ممیزی داخلی و گزارش عدم انطباق های یافت شده و طرحریزی اقدامات اصلاحی و پیگیری آن

- اعلام آمادگی برای هرگونه ممیزی خارجی درخصوص انطباق سازمان با عناصر استاندارد ایزو 9001

توضیح 1: تمامی فرایندهای سازمان در طرحریزی فوق مدنظر قرار می گیرند.

توضیح 2: از آنجایی که استاندارد 9001، به عنوان مادر همه استانداردها مطرح می باشد، لذا سازمان ها پس از استقرار کامل این استاندارد می توانند نسبت به استقرار استاندارد تخصصی خود اهتمام ورزند. به عنوان مثال چنانچه یک شرکت تجهیزات پزشکی بخواهد استاندارد ایزو 13485 را پیاده سازی کند، بهتر است ابتدا با استاندارد ایزو 9001 آغاز نماید.

توضیح 3: تمامی مراحل اجرایی مشروط بر تعهد سازمان نسبت به اجرای جلسات در زمان تعریف شده، حدوداً شش ماه تا یک سال زمان نیاز دارد.

علل عمده تاخیر شامل موارد ذیل است:

- تغییرات پرسنلی

- دوباره کاری ها

- عملیات ساختمانی

- عدم تعهد پرسنل نسبت به اجرای کامل مستندات

- تراکم کاری سازمان

- تشکیل نشدن جلسات آموزشی در زمان معین

توضیح 4: پیش بینی قیمت برای استقرار استاندارد ایزو 9001 به عوامل زیر بستگی دارد:

- تعداد کارکنان سازمان، تعداد محصولات و پیچیدگی فرآیندهای تولید

- عملکرد قبلی سازمان

- متوسط تحصیلات کارکنان

- وجود افراد علاقه مند

- تعهد مدیریت

- مکان سازمان از نظر بعد مسافتی تمامی موارد فوق الذکر در اسکن اولیه توسط مشاور انجام و به طور رسمی در قالب پیش قرارداد، به اطلاع مدیریت ارشد سازمان می رسد.

یک سوال اساسی: چرا برخی از سازمان ها صرفاً ایزو را برای قاب کردن و مد به کار می گیرند. به عبارتی چرا برخی سازمان ها با اینکه ایزو دارند هیچ نظمی نداشته و حتی بهره وری آنها نیز مناسب نیست؟

چرا ایزو بعد از مدتی به عنوان کاغذ بازی مطرح می گردد؟

پاسخ:

- عمدتاً مدیران سازمان ها درک مناسب و عمیقی از استاندارد نمودن کارها ندارند. آنها بیشتر به بازار فروش توجه می کنند و می گویند " امروز بازار خوب است، بچسبیم به تولید" بعداً مستندات را می نویسیم. یا اینکه " حالا با این شلوغی تو هم وقت گیر آوردی می خواهی با این سند کار کنی، انجام این کار که اینقدر سخت نیست"

- آنها در سازمان اهداف دیگری را تعقیب می کنند که خیلی از وقت ها نمی توانند و یا نمی خواهند آنها را با صراحت و شفاف بیان نمایند.

- آنها هر چه را مشاور می گوید می پذیرند و خود را "برده" مستندات وی می کنند.

- آنها نمی توانند اثبات نمایند که سیستمی اثربخش داشته اند، به خاطر همین در دوره های بعدی اعتقادشان به اجرای سیستم کاهش یافته و صرفاً شخصی را برای تکمیل مستندات و تمدید گواهینامه در نظر می گیرند.

- آنها دائماً مستندات را جمع آوری می کنند، ولی هیچگاه تحلیل مناسبی از آن نداشته و اصولاً اعتقادی به این کار ندارند که از طریق تحلیل این مستندات می توان به حقایق بسیار جالب توجهی دست یافت.

- ممکن است در سازمان ها، گروهی از استاندارد کار کردن صدمه ببینند و منافعشان در خطر بیفتد. این افراد آنقدر در مسیر پیاده سازی استاندارد سنگ می اندازند و با توجه به قدرتی که به دست آورده اند، ذهن مدیریت را مخدوش و سر در گم می نمایند. آنها اجازه نمی دهند هیچ فرآیندی سودی را که سال هاست به دست آورده اند، در سیطره خود قرار داده و آن را کنترل نماید.

pink-line
6- مراجع: در استقرار استاندارد ایزو 9001 تمامی مستندات ارائه شده توسط این شرکت از کتب مرجع مرتبط با عملکرد و محصول سازمان و نیز استانداردهای معتبر نظیر ایزو 9000 و ایزو 9004 می باشد. در پایان هر روش اجرایی نام مرجع و ماخذ بکار رفته مستند گردیده است.

pink-line
7- ضمائم: برای آگاهی همکاران گرامی از الزامات این استاندارد از طریق دانلود لینک زیر می توانید این الزامات را مشاهده فرمایید:



برای مشاهده عناصر استاندارد ایزو 2015- 9001 اینجا را کلیک نمایید.

برای مشاهده عناصر استاندارد ایزو 2015 - 9000 اینجا را کلیک نمایید.
pink-line

 

ارتباط با ما

شرکت آریا سینا پژوهش:
آدرس : تهران، خیابان محمد علی جناح، نرسیده به فلکه دوم صادقیه، خیابان شهید گلاب، پلاک 63 ، طبقه چهارم، واحد 10
کد پستی: 1451819514
تلفن : 36 - 44294135 و 09121387736
نمابر : 44294156